Par Claude Triquere ex comptable en AGA 

La comptabilité

Faire sa 2035 demande de faire sa comptabilité . Vous pouvez librement choisir entre le support papier ( de préférence utiliser le livre Exacompta pour profession libérale ) ou bien une comptabilité sur un logiciel. Les cahiers énumérant des entrées sorties ou bien un fichier excel même bien fait ne sont pas conformes. 

Sachez que l'AGA vous demandera une balance ou le récapitulatif du livre recettes dépenses. Ce dernier est une récapitulation des montants mensuels des comptes reportés sur la dernière page de l'exercice. La totalisation des montants mensuels par colonne nous donne les montants annuels de chaque compte. Cela permet, tout comme une balance, de faire sa 2035 en cumulant des comptes d'une même catégorie des différentes lignes de la 2035. Exemple la ligne 27 cumule les frais de bureau , de documentation, correspondance et téléphone. 

Votre comptabilité doit donc être conforme , un refus de comptabilité peut conduire à une taxation d'office par l'administration fiscale. 

Les logiciels de comptabilité doivent être conformes aux normes FEC ( génération du fichie des écritures comptables) . Une attestations annuelle est systématiquement demandée par l'AGA. La non conformité est passible d'amende.

Votre comptabilité est par défaut une comptabilité de trésorerie, vous devez sur une comptabilité papier indiquer les soldes de trésorerie sur le bas de page. 

Passez l'ensemble des charges sociales durant l'exercice en charges personnelles sans distingo. Vous régulariserez en fin d'année comme indiqué ci-dessous. 

Gardez bien les justificatifs de vos charges. Demandez une facture nominative pour tous vos frais, notez les invités de vos repas ainsi que les bénéficiaires de vos cadeaux à la clientèle sur les factures. La loi exige quel que soit le montant, de faire une facture au client professionnel s'il en fait la demande ( achat B to B), le vendeur ne peut donc vous la refuser. 

Vous devez avoir un carnet de bord dans lequel vous notez vos déplacements professionnels (date , client et distance) , à defaut vos frais de véhicule ne sont pas déductibles. 

Compléter la 2035

Veillez à bien respecter la ventilation des comptes conformément à la 2035, cela donne une lecture claire du document en conformité avec votre comptabilité.

Les honoraires rétrocédés sont ceux issus d'un remplacement , ils sont indiqués en ligne 3. Faites bien cela car le montants des recettes sert de base au calcul de taxes qui par conséquence pourrait être surévalué.. 

Une confusion existe entre les honoraires rétrocédés ligne 3 et les honoraires ne constituant pas des retrocessions en ligne 21. Si par exemple vous faites appel à de la sous traitance , si elle est de votre compétence , cela constitue des honoraires rétrocédés, si cela ne relève pas de votre compétence professionnelle , cela consititue des honoraires en ligne 21. Certains comme les architectes passent cette sous-traitance en achat (ligne 8) , ce qui est acceptable.

Portez en gains divers les remboursements de formation , les remboursements d'assurance, les compléments de revenus non liés à l'activité elle même, les indemnités journalières maladies. Vous devez indiquer le détail de ce poste dans le tableau fourni à cette fin. 

Faites figurer vos achats par nature et non sur la ligne 8 qui ne représente que les achats inclus dans la prestation ( consommables à usage unique de soins par exemple) et non dans le fonctionnement de l'entreprise ( documentation , fournitures , produits d'entretien...)

faites figurer les frais de véhicules en ligne 23 qu'ils soient forfaitaires ou non , s'ils ne le sont pas simplement vous ne cochez pas la case frais forfaitaires.

Mettez les frais d'entretien de véhicule en ligne 23 avec les autres frais le concernant comme le carburant. 

Une erreur classique que font même les comptables consistent à passer des écritures de frais réels de véhicule et de pratiquer ensuite  les frais forfaitaires en contrepassant ( action d'annuler) les écritures de frais réels. Cette façon de procéder est en contradiction avec les textes fiscaux et conduit à une application des frais réels et non des frais forfaitaires. L'option pour frais réels ou frais forfaitaires doit être faite au 1er janvier de l'exercice. 

 Les frais réels de locations de véhicules sont intégralement déductibles s'il s'agit d'une location inférieure à 3 mois. S'ils s'agit d'une location longue durée (>3mois) , on peut déduire en frais réels les dépenses autres que le loyer , ce dernier ne l'est que pour la partie non somptuaire ( même régime que les amortissement des véhicules de tourisme) . 

 Passez vos frais de repas en autres frais de déplacement en réintégrant la part des repas non déductible si le repas est pris prés de son lieu de travail et  que vous n'avez pas la possibilité matérielle de le prendre chez vous (raison d'éloignement, dans le cas contraire le repas n'est pas déductible). 

 Les charges qui donnent lieu à une réintégration ( électricité , eau, assurance, frais de véhicule, location, CSG ) peuvent être portées sur la 2035 A  pour la part déductible ou la valeur brute , et dans ce cas vous devez porter le montant réintégré en ligne 36 "divers à réintégrer" . Cette dernière solution est préférable car elle éclaire le contrôleur sur la réintégration alors que dans le premier cas il va vous interroger pour savoir si vous avez bien effectué la réintégration. 

 Faites la répartition de la CSG déductible et non déductible uniquement en fin d'exercice. Déduisez la CSG déductible de vos charges sociales et faites la apparaitre en ligne 14, déduisez les charges facultatives et faites les apparaitre dans la case BU, déduiseznla cotisation formation professionnelle et notez la en ligne 13, le reste des charges sociales est porté en case BT. La part de CSG/CRDS non déductible est ensuite passée en ligne 36 "divers à réintégrer", ainsi que la part des charges facultatives qui n'est pas attestée " loi madelin" par votre assureur. 

 Les tableaux OG

Assurez vous que vous ayez complété le tableau OGBNC04. Le montant final doit être à 0. Le tableau reconstitue le montant des recettes à partir des soldes trésorerie et des mouvements puis soustrait ce montant aux recettes déclarées sur la 2035 , on doit trouver 0. Les erreurs les plus classiques sont la confusion des soldes de début et de fin d'exercice, de mettre le solde du relevé alors que le solde comptable est différent , de ne pas complèter la ligne AP frais déduits non payés , frais forfaitaires ( de véhicule, le plus fréquent). Dans cette ligne si vous avez payé des frais avec votre compte personnel et la charge a été déduite , vous devez indiquer son montant ici. 

 Les autres tableaux sont obligatoires , vous devez les complèter s'ils vous concernent. Le tableau OGBNC03 notamment donne les réintégrations effectuées , cet éclaircissement évite des questions de la part de l'AGA lors du contrôle de cohérence et vraissemblance. 

Si vous être assujettis à la TVA , vous devez produire vos déclarations de l'année , ainsi que la CA12. Vous completerez le tableau OGBNC05 ou 06 qui permet la vérification de vos déclarations, Les sommes déclarées et celles portées sur les zones CX et CY doivent correspondre.