Quel logiciel de comptabilité choisir ?

Cette question vous êtes nombreux à vous la poser. La réponse que vous trouverez en ligne ou chez un éditeur est toujours de nature commerciale et ne vous donne pas la liberté et l’objectivité de choix . Nous allons donc vous donner les éléments pour vous faire votre idée de ce qui vous convient.

La réglementation en matière comptable

Les particularités fiscales

Respect des formes et du support

Régimes fiscaux et types de comptabilité

Les contraintes fiscales sur les logiciels de comptabilité.

Les différents types de logiciels

Confort et aides à la saisie

 Les logiciels automatisés depuis les comptes bancaires

Location ou achat du logiciel

Générer les écritures sans connaissances comptables

 

La réglementation en matière comptable

La comptabilité est régie par 3 natures de textes relatives au commerce, à la fiscalité et au droit des sociétés. Ces mêmes textes s’en remettent en fait au code de commerce qui décrit les obligations de contenu et de forme de la comptabilité (comptabilité commerciale), concrétisées par le « plan comptable général » qui est la norme de la comptabilité définie par l’Autorité des Normes Comptables .  La fiscalité est venue rajouter ses propres exigences en accentuant l’obligation d’inaltérabilité des écritures, l’archivage, et la génération du fichier des écritures comptables (FEC).

La norme comptable exige des comptes, un grand livre  et un  journal général. Ce dernier   est matérialisé par la centralisation mensuelle des journaux auxiliaires ( journal des ventes , des achats , banque , OD etc..) .

Cette norme comptable classique est celle acquise lors des études de comptabilité, et les éditeurs de logiciels se conforment à ces exigences.

Les particularités fiscales

Rappelons d’abord les modes d’imposition.

La fiscalité distingue des catégories  d’imposition différentes :

  • le secteur commercial / industriel que l’on nomme bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et qui englobe aussi les artisans , imposables à l’impôt sur le revenu (IR)
  • les sociétés passibles de l’impôt sur les sociétés (IS)
  • le secteur libéral : bénéfices non commerciaux ( BNC) ,
  • le secteur l’agricole : bénéfices agricoles (BA)
  • et autres qui ne concernent pas l’entreprise.

Dans chacune de ces catégories  d’imposition, on distingue des régimes fiscaux qui dictent des règles fiscales spécifiques. Ainsi en BIC , s’appliquent le régime de la micro entreprise , du réel simplifié et du réel normal , à l’IS réel simplifié et réel normal, en BNC le micro BNC et la déclaration contrôlée , en  BA micro BA , réel simplifié et réel normal . C’est le chiffre d’affaire qui détermine l’appartenance à un régime fiscal.

Le régime du micro sort du cadre de notre propos car l’obligation comptable est allégée et ne nécessite pas une « comptabilité commerciale » , un simple cahier d’entrée-sortie énonçant le montant , le type de paiement , le tiers concerné , la nature du mouvement et le numéro de pièce suffisent.  Cela n’empêche pas d’utiliser un logiciel de comptabilité si la personne le désire, elle aura ainsi déjà un pied dans le régime du réel.

Donc doivent se plier à une « comptabilité commerciale », les régimes du réel simplifié, du réel normal et celui de la déclaration contrôlée pour les BNC, c’est-à-dire  tous, excepté le régime de la micro entreprise.

Il existe toutefois 2 types de tenue de comptabilité : la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d’engagement.

La comptabilité de trésorerie permet de constater les mouvements comptables à partir des dépenses et des recettes réalisées, autrement dit à partir  des paiements des charges et des encaissements de recettes.
 La comptabilité d’engagement en revanche constate dans un premier temps la charge ou la vente lors de l’émission de la facture par une dette envers le fournisseur et une créance sur le client. Puis dans un deuxième temps on enregistre  le  paiement ce qui efface la dette ou la créance. On appelle aussi cette  comptabilité d’engagement : comptabilité créances /dettes.

 Respect des formes et du support

A noter que la comptabilité peut être tenue sur un support papier mais dans le respect des règles édictées par la fiscalité (mentions obligatoires pour le micro-entrepreneur ou respect du plan comptable dans une comptabilité commerciale). L’alternative du support numérique n’autorise que les logiciels qui respectent la conformité que nous évoquons dans cet article. Sont donc proscrits la comptabilité tenue sur un tableur  , les listes de dépenses sur papier non ventilées  par nature de charge, les logiciels faits maison non conformes aux exigences de cet article.

Régimes fiscaux et types de comptabilité

Le régime du réel simplifié est une comptabilité d’engagement, mais qui peut, par option,  se tenir en comptabilité de trésorerie durant l’exercice. La constatation  des dettes et des créances se fait lors de l’établissement du bilan en passant, en compte de vente, les ventes réalisées durant l’exercice et non encaissées, et en comptes de charges, les charges engagées durant l’exercice et encore dues.

Le régime de la déclaration contrôlée demande une  comptabilité de trésorerie. Sur option du déclarant, on peut pratiquer une comptabilité d’engagement.

 Un bon logiciel pour petite entreprise (au régime du simplifié) doit donc permettre les deux modes de fonctionnement. A la vérité pour un logiciel de comptabilité classique ,  il suffit de passer par le journal de banque pour une comptabilité de trésorerie, mais comme les logiciels permettent des aides à la saisie , est que le logiciel fournit cette possibilité ?  Est-ce que les deux modes de tenue sont bien conçues et agréable à utiliser ? En revanche l'inverse n'est pas vrai si le logiciel est spécialisé trésorerie, passer les écritures via une saisie de journal est parfois fastidieux (exemple la saisie expert de ciel compta libérale) . 

Les contraintes fiscales sur les logiciels de comptabilité.

Beaucoup de personnes dont les éditeurs de logiciels, les revendeurs et même  certains experts-comptables parlent de logiciels agréés par l’administration fiscale. C’est faux , il n’y a pas d’agrément par le Fisc qui ne doit pas d’ailleurs s’immiscer dans le commerce par des promotions de marques.

Il s’agit en fait de l’obligation de conformité des logiciels de comptabilité aux exigences fiscales.   (Texte de référence BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40-20180720)

  • Les logiciels doivent permettre une clôture périodique de la comptabilité ( à chaque fin d’exercice) ,

« Le troisième alinéa de l'article L. 123-12 du code de commerce énonce que toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant « doit établir des comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable ».
Ainsi donc, au terme d’une période de douze mois, exception faite des situations exceptionnelles telles que le premier exercice social ou la cessation d’activité, par exemple, il doit être obligatoirement procédé à la clôture de l’exercice. »

  • permettre la validation périodique des écritures comptables ,

« Le livre-journal d’une comptabilité informatisée ne présente un caractère régulier, sincère et probant qu'après validation des écritures comptables.
Les fonctions d’un logiciel qui permettent la suppression d’une écriture validée ou sa modification s’opposent au principe d’irréversibilité de l’enregistrement des écritures comptables. A ce titre, l’utilisation de telles fonctions est prohibée.
Un logiciel comptable qui ne garantit pas l’irréversibilité et l’intangibilité des écritures validées, conformément à l’article 921-3 du plan comptable général, pourra constituer un élément conduisant à s’interroger sur le caractère régulier et probant de la comptabilité. »

  • permettre un archivage des écritures pendant une durée minimale de 3 ans.

« Cependant, lors qu’ils sont établis ou reçus sur support informatique, le deuxième alinéa de l’article L. 102 B du LPF indique que ces documents doivent être conservés sur support informatique pendant une durée d’au moins 3 ans, délai prévu à l’article L. 169 du LPF.
A l’issue de ce délai de 3 ans, et jusqu’à l’expiration du délai général de 6 ans, les documents sont conservés sur tout support au choix du contribuable. »

                Cette obligation d’archivage s’impose également aux pièces justificatives générées sous forme numérique
(Dans la mesure où l'original d’une pièce de recettes ou de dépenses qui justifie le résultat mentionné dans les déclarations déposées est établi par un procédé informatique, ce document informatique doit être archivé obligatoirement sur support informatique pérenne tout en respectant la condition de lisibilité indiquée supra. Le défaut d’archivage est de nature à conférer un caractère irrégulier et non probant aux comptes présentés »)

  • Le logiciel doit générer un fichier des écritures comptables (FEC).

L’article L. 47 A du LPF a instauré l’obligation aux logiciels de comptabilité de pouvoir générer un fichier des écritures comptables (FEC) en des formes et conditions précises afin de répondre à toute demande de production de ce fichier par l’administration fiscale à des fins de vérification de la comptabilité. 

Ce fichier est également demandé par les AGA et CGA qui effectuent un examen périodique de sincérité (EPS) lequel  nécessite  ce fichier.

Les entreprises doivent donc faire l’acquisition d’un logiciel permettant cette fonction et faire la preuve, à leur CGA ou AGA chargés de ce contrôle, que le logiciel est bien conforme aux exigences relatives au fichier FEC.  Cette preuve prend la forme d’une attestation délivrée par l’éditeur du logiciel ou bien le rapport de test mis en place en ligne par le ministère des finances au lien suivant (https://www.economie.gouv.fr/dgfip/outil-test-des-fichiers-des-ecritures-comptables-fec)

Textes  de références ( faire une recherche sur BOI indiqué) BIC : BOI-BIC-DECLA-30-20151007   BNC : BOI-BNC-20151007   BA : BOI-BA-20160907   IS : BOI-IS-20130708

Les différents types de logiciels

La comptabilité se différencie par l’activité et certains éditeurs ont développé des logiciels plus adaptés à certaines catégories (commerce , artisans , libéral , auto entrepreneur ) ou bien par secteur d’activité (bâtiment , immobilier , automobile , notariat , avocat etc.. ) .

On peut souligner que si vous avez une activité avec une comptabilité de trésorerie, il est intéressant de choisir un logiciel orienté trésorerie (en libéral par exemple) . Les logiciels orientés activité prennent en compte les spécificités de l’activité et aident à une mise en place rapide ainsi qu’à  une saisie et lecture facilitées.

Ainsi des particularités fiscales peuvent être intégrées afin de faire les déclarations fiscales ( TVA, 2031, 2035,  ..) . La contrepartie négative de ces fonctions est que vous devez effectuer une mise à jour.

Il faut expérimenter ces logiciels pour savoir s’ils sont réellement adaptés,  s’ils apportent un confort d’utilisation. Vous devez également prendre en compte la compatibilité avec les logiciels périphériques  (gestion commerciale, paie, analyse financière, gestion de production).

Confort et aides à la saisie

Les logiciels ont cette faculté de nous permettre de saisir avec des automatismes qui allègent la saisie. Ainsi existent  les grilles de saisie pré-orientées (achat, ventes ou  encaissement et paiements) , les modèles de saisie qu’il faut simplement compléter et  les abonnements . Des écritures pré imputées peuvent aussi exister comme les dotations aux amortissements, les frais d’emprunt, l’écriture de paie , tout cela dépend de l’imagination des éditeurs. La contrepassation d’une écriture ou sa ré imputation aident également au confort de saisie.

Les logiciels doivent aussi proposer le rapprochement bancaire et le lettrage des comptes. Ces deux opérations sont incontournables dans un logiciel de comptabilité, cela est fait de manière plus ou moins adroite, il vous faut donc comparer.

Le filtrage et la recherche des écritures est aussi une fonction essentielle pour accélérer la révision des comptes (l’interface de Ciel est exemplaire à ce niveau) .

Les logiciels se distinguent aussi par leur aptitude à compléter les documents fiscaux (liasse fiscale et déclaration de tva) . Les éditeurs ont tendances actuellement à séparer les modules de traitement fiscal pour les proposer en option  de la comptabilité. Veillez à voir si vous avez besoin de modules sophistiqués ou bien si vous préférez un logiciel qui intégré le bilan et le compte de résultat, surtout si vous avez un expert qui clôture l’exercice.

Pour les TPE , les logiciels de Ciel ou EBP sont largement suffisants d’autres très bien existent également, mais ils vous demandent de savoir passer les écritures comptables . Pilotomatic  est un bon complément à ces logiciels car il génère les écritures à partir de votre trésorerie, vous n’avez plus qu’à les importer sur votre logiciel de comptabilité.

Les logiciels automatisés depuis les comptes bancaires

Certains éditeurs génèrent la comptabilité depuis le fichier des écritures du relevé bancaire. Le principe est une importation du relevé dans un format reconnaissable par le logiciel. Une logique d’imputation des comptes est créée pour automatiser la conversion  des mouvements bancaires en mouvements comptables.  

Ce procédé est accepté par l’administration fiscale dans le cas d’une comptabilité de trésorerie, en libéral par exemple.

Il y a plusieurs inconvénients toutefois même si le principe est séduisant.

  • Le principe de reconnaissance est sujet à erreur et un contrôle à postériori est nécessaire pour apporter des rectifications aux écritures générées.
  • Tous les mouvements ne sont pas reconnus, il faut donc une intervention humaine pour compléter.
  • La tva n’est pas traitée, le principe ne s’applique donc pas aux assujettis à la TVA.
  • Le procédé est limité à une comptabilité de trésorerie.
  • Les dates d’écritures ne sont pas exactes puisque la banque pratique toujours une date de valeur avec la date de remise, laquelle n’est pas non plus la bonne date d’encaissement ou de paiement exigée par les règles comptables et fiscales. Un chèque émis le 10, doit être passé en date du 10 alors que par exemple la remise par le bénéficiaire se fera le 15 et la banque ne le débitera que le 18 sur le relevé avec une date de valeur du 16. La lecture de la comptabilité et de la trésorerie est faussée.

Location ou achat du logiciel

Les éditeurs ont trouvé la parade au renouvellement très improbable des achats de logiciel en proposant la location du logiciel (autrement nommé Saas ou ASP, compta sur le cloud).

L’achat de logiciel a l’avantage d’être effectué une seule fois, mais il induit son installation, son paramétrage, la maintenance et donc les mises à jour, de faire des sauvegardes.

Cela vaut la peine de s’interroger par rapport à une location  qui permet de rompre le contrat en cas d’insatisfaction, d’opter pour un logiciel plus adapté, d’avoir un logiciel déjà installé et opérationnel, maintenu par l’éditeur, mis à jour automatiquement, qui permet son utilisation à partir de n’importe quel poste connecté à internet, de ne pas gérer ses sauvegardes.

Beaucoup d’avantages donc, mais au final un cout mensuel et répétitif. La question se pose aussi de la confiance en l’éditeur : sa fiabilité et sa pérennité. En effet, un éditeur en perte de vitesse, qui perd ses salariés compétents ou pratique un turn-over important ou risque de disparaitre, cela peut mettre en péril votre comptabilité qui est installée sur ses serveurs. Se pose aussi la question de confiance, l’éditeur dispose de votre comptabilité, cela vous expose à des risques de fuite.  Vous devez aussi disposer d’une connexion internet fluide et fiable. Tout incident vous coupera de vos comptes.

Cette comparaison achat/location vaut déjà pour les véhicules, il n’y a pas de réponse miracle. Cela dépend de votre capacité à gérer l’informatique, plus vous êtes autonome, plus facile est la gestion à demeure. En revanche si vous êtes détaché de l’informatique, si vous ne savez pas gérer vos sauvegardes, la location est une solution bien pratique.

Générer les écritures sans connaissances comptables

Les logiciels de comptabilité requièrent une connaissance de la comptabilité pour effectuer l’imputation correcte des mouvements. Le logiciel ne fera pas le travail à votre place.  Une formation ou l’emploi d’une secrétaire comptable sont au minimum nécessaire pour tenir la comptabilité au quotidien.

Une solution consiste à utiliser Pilotomatic. Ce n’est pas un logiciel de comptabilité, mais une gestion de trésorerie, ce qui est un bienfait pour les entreprises car la gestion de trésorerie est le parent pauvre de la comptabilité. A partir de ces mouvements, le logiciel génère les écritures comptables sans intervention de l’opérateur, le paramétrage du logiciel doit cependant coller au plan des comptes de l’entreprise.

Les écritures ainsi créées sont ensuite importées dans le logiciel de comptabilité. On s’évite ainsi une saisie technique et fastidieuse.